Markmiðið með rekstri skrifstofuhótels er að koma til móts við þarfir íbúa svæðisins sem starfa á höfuðborgarsvæðinu, en vilja vinna 2-3 daga í viku í heimabyggð. Um er að ræða fullkomna skrifstofuaðstöðu fyrir 5 manns, með öflugu háhraðasambandi og hvetjandi vinnuumhverfi.
Fjöldi gesta kynnti sér aðstæður og þjónustu skrifstofuhótelsins á sérstakri opnunarathöfn s.l. fimmtudag og voru þeir ánægðir með þessa nýjung. Orri Hlöðversson bæjarstjóri í Hveragerði og fromaður verkefnisstjórnar Sunnan3 bauð gesti velkomna, Árni Magnússon félagsmálaráðherra flutti ávarp og Sigurður Tómas Björgvinsson verkefnisstjóri Sunnan3 og Páll Bjarnason framvkæmdastjóri Verkfræðistofu Suðurlands kynntu hugmyndina á bak við rekstur skrifstofuhótels.
Markmiðið með uppbyggingu skrifstofuhótela er að koma til móts við þarfir íbúa sem starfa á höfuðborgar- svæðinu, en vilja og hafa tök á því að vinna hluta vinnutíma síns í heimabyggð. Um er að ræða fullkomna skrifstofu-aðstöðu með öflugu háhraðasambandi og hvetjandi vinnuumhverfi. Kostir skrifstofuhótels eru augljósir fyrir starfsfólk sem þarf að sækja vinnu fjarri heima-byggð. Hér er einnig um að ræða mögu-leika á hagræðingu fyrir vinnuveitendur í lækkun skrifstofukostnaðar. Að auki getur skrifstofuhótel haft jákvæð samfélagsleg áhrif þar sem það getur dregið úr umferð í tengslum við atvinnusókn, mengun og slysahættu.
Markmiðið með uppbyggingu skrifstofuhótels er að koma til móts við þarfir íbúa sveitarfélaganna þriggja sem starfa á höfuðborgarsvæðinu, en vilja og hafa tök á að vinna hluta sinnar vinnu í heimabyggð. Leitað er eftir fullbúinni skrifstofuaðstöðu með öflugu háhraðasambandi. Æskilegt er að húsnæðið sé rekið í tengslum við annan rekstur til að tryggja lifandi starfsumhverfi og einnig til að halda niðri rekstrarkostnaði. Ekki er skilyrði að sami aðilinn sjái um rekstur hótelanna þriggja.
Kostir skrifstofuhótels eru augljósir fyrir starfsfólk sem þarf að sækja vinnu fjarri heimabyggð, en einnig er stefnt að hagræðingu fyrir vinnuveitendur, einkum í lækkun skrifstofukostnaðar.
Áætlað er að tilraunin standi í eitt ár og að þeim tíma liðnum verður gerð úttekt á árangri hennar. Sunnan3 veitir fjárstuðning til rekstursins á meðan að á tilrauninni stendur, en markmiðið er að í framtíðinni verði skrifstofuhótelin sjálfbærar rekstrareiningar.
Hér má finna kröfulýsingu vegna skrifstofuhótels.
Nú geta íbúar sent inn umsóknir með gagnvirkum hætti beint af þjónustutorginu. Allur ferill og afgreiðsla umsóknarinnar er sjálfvirkur sem sparar tíma við innslátt, vinnslu og flýtir fyrir ákvarðanatöku. Til að byrja með verður hægt að senda inn umsóknir um grunnskóla, frístundarheimili, skólamáltíðir, og leikskóla
Hér er um að ræða tímamót í rafrænum samskiptum sveitarfélaga og íbúa. Það sem greinir þetta þjónustutorg frá sambærilegum kerfum er að þarfir íbúanna eru settar í forgang og þeir fá þannig fullkomið sjálfsafgreiðslukerfi í hendurnar.Q:
Hvernig sæki ég um aðgang að þjónustugátt?
A:
Ef þú hefur ekki nú þegar stofnað þína síðu skráir þú kennitöluna þína undir NÝSKRÁNING. Fylgdu leiðbeiningunum og þú færð sent notendanafn og lykilorð í heimabankann þinn nær samstundis. Þú finnur upplýsingarnar undir Rafræn skjöl eða Netskjöl. Síðan geturðu skráð þig inn í þjónustugáttina á Sunnan 3 undir INNSKRÁNING.
Smelltu í svæðin og fylltu inn rétt notendanafn og lykilorð. Smelltu síðan á hnappinn INNSKRÁNING.
Q:
Síðan mín
A:
Þegar þú skráir þig inn opnast SÍÐAN MÍN. Á henni má sjá eftirfarandi:
Fliparnir Síðan mín, Umsóknir, Málin mín, Skilaboð, Erindi, Stillingar (sjá nánari skýringu á hverju fyrir sig hér fyrir neðan.
Einnig má sjá stutt yfirlit stöðu mála, skilaboða, fjármála, veðurfréttir, hjálp, tenglar, hobby hornið og tilkynningar ásamt atburðadagatali er sýnir helstu atburði svæðisins. Einnig má sjá Mentor hnapp (nánar skýring hér fyrir neðan).
Q:
Hvað eru umsóknir
A:
Undir flipanum UMSÓKNIR má finna yfirlit yfir umsóknir kerfisins. Sumar eru rafrænar (grænn punktur) og aðrar eru á pdf formi (rauður punktur).
Smelltu á umsókn til að sækja um og fylgdu leiðbeiningunum á skjánum.
Q:
Hvað eru skilaboð?
A:
Flipinn SKILABOÐ hefur að geyma öll skilaboð sem kerfir sendir. Öll samskipti vegna rafrænna umsókna og erinda eru staðfest í netpósti, sem sendist á þína síðu. Þú getur einnig valið um að fá slík skilaboð send beint á netfangið þitt. Þú getur eytt skilaboðum með því að smella á hnappinn í enda línunnar.
Til að breyta netfangi þá smellirðu á BREYTA PERSÓNUUPPLÝSINGUM á SÍÐAN MÍN eða smellir á flipann STILLINGAR.
Q:
Hvað eru málin mín?
A:
Undir flipanum málin mín, má sjá yfirlit yfir öll mál sem hefur verið stofnað til í þjónustugáttinni. Hér má sjá stöðu málanna. Hægt er að smella á mál og má þá sjá yfirlit yfir málið. Í vissum tilfellum er einnig hægt að framkvæma ýmsar aðgerðir. T.d. hafna eða samþykkja skólaferðalag. Þegar staða málanna breytist þá færðu send skilaboð inn í þjónustugáttina og á uppgefið netfang.
Q:
Hvað eru erindi?
A:
Undir flipanum erindi, getur notandinn sent inn erindi um hina ýmsu málaflokka sveitarfélagsins. Hægt er að senda inn Hrós, kvörtun, ábendingu, fyrirspurn og almenna umsókn. Þegar starfsmaður sveitarfélagsins hefur svarað erindinu þá berast skilaboð í þjónustugáttina og á uppgefið netfang notanda.
Q:
Getur barn sótt um aðgang að þjónustugátt sveitarfélagsins?
A:
Þeir, sem verða 18 ára á yfirstandandi ári og eldri, geta fengið aðgang að þjónustugáttinni. Foreldar verða því að sækja um fyrir börn sín þangað til þau ná 18 ára aldri.
Þjóðskrá Hagstofu Íslands er grundvöllur að tengingu barna við foreldri í kerfinu.
Q:
Hvað er Mentor?
A:
Mentor er vefkerfi sem gerir þér kleift að nálgast upplýsingar frá grunnskóla eða leikskóla barna þinna. Þessar upplýsingar eru skráðar í upplýsingakerfi sem er notað í flestum grunn- og leikskólum landsins. Á vefnum birtast upplýsingar varðandi þín börn, óháð því hvaða skóla þau sækja.
Þegar þú hefur skráð þig inn í þjónustugáttina þá opnast fyrst SÍÐAN MÍN. Þar inni, í miðjunni til hægri, er hnappurinn MENTOR.
Þú þarft ekki að hafa sér notandanafn og lykilorð fyrir Mentor því að innskráning í þjónustugátt sveitarfélagsins jafngildir innskráningu í Mentor. Það þýðir að hægt er að smella á hnappinn MENTOR og skráist þú þá sjálfkrafa inn í Mentor kerfið og getur þar nálgast upplýsingar um börn þín.
Allar upplýsingar sem eru inni í Mentor eru á ábyrgð viðkomandi skóla og Mentor. Ef einhverjar upplýsingar vantar þar inni, vinsamlega hafið þá samand við viðkomandi skóla.
Q:
Öryggi
A:
Þjónustugátt Sunnan 3 er varin með SSL eða Verisign. Það þýðir að öll samskipti á vefnum eru dulkóðuð. Þetta getur notandinn séð á því að þegar hann skráir sig inn í þjónustugáttina þá breytist vefslóðin úr http í https. Á öruggu vefsvæði birtist einnig lokaður hengilás neðst til hægri í vefskoðaranum. Með þessu móti má því alltaf sannreyna hvort tiltekin vefsíða sé örugg (e. secure).
Þegar notandi sækir um aðgang að þjónustugáttinni þá fær hann sent í netpósti notandanafn og lykilorð. Þessar upplýsingar eru einnig sendar í venjulegum pósti til viðkomandi aðila. Lykilorð eru krypteruð í grunni kerfisins og enginn hefur því aðgang að þeim. Ef notandi týnir lykilorðinu sínu, þá býr kerfið til nýtt lykilorð, þegar smellt er á TÝNT LYKILORÐ á forsíðu Sunnan 3.
Lykilorðið kemur í veg fyrir að óviðkomandi aðilar komist inn á svæði notanda og ber notandi ábyrgð á öllum aðgerðum sem framkvæmdar eru undir hans lykilorði. Leiki einhver grunur á að aðrir viti lykilorðið er nauðsynlegt að breyta því við fyrsta tækifæri. Það má gera í þjónustugáttinni undir: Síðan mín -> Breyta lykilorði eða Stillingar -> Breyta lykilorði.
Það er skynsamlegt að breyta lykilorði reglulega af öryggisástæðum. Lykilorð verður vera minnst átta stafa langt. Það má vera samsett úr tölustöfum og bókstöfum. Ekki má nota séríslenska stafi eða tákn.
Einungis íbúinn hefur yfirsýn yfir öll sín mál. Hver stofnun, eins og skóli, frístundaheimili, tónlistarskóli, sveitarfélag sjá síðan bara það sem þeim er ætlað, umsóknina sem þeim er send.
Öll kerfi og persónugreinanleg gögn sem notendur íbúatorgs geta skoðað á torginu eru hýst á vélbúnaði hjá ANZA sem er sérhæft í hýsingu og rekstri tölvukerfa. ANZA starfar samkvæmt ströngum öryggisreglum og stöðlum og er alls öryggis gagna og kerfa vandlega gætt með það að markmiði að engin óviðkomandi aðli geti komist í kerfin eða þau gögn sem tilheyra kerfinu og notendum þess. Öll gagnasamskipti við önnur kerfi fara fram eftir öruggum og leiðum og gögn eru dulkóðuð í sendingum.